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Como preencher uma Nota Fiscal?

O preenchimento de uma Nota Fiscal precisa ser feito com muita atenção. Quando falamos de nota fiscal, não se trata apenas de um documento que o contador usa para calcular o imposto a ser pago pelas empresas. Embora seja um documento muito importante, vai muito além disso. 

Várias são as finalidades deste documento. Além de ser uma obrigação das empresas fazerem sua emissão (conforme a Lei Federal nº 8.846, de 24 de janeiro de 1994, sob risco de ser autuado no crime de sonegação fiscal), a nota fiscal também é utilizada para registro de compra e venda de mercadoria/produto ou serviço. Diante disso, muitas são as dúvidas no momento de realizar a emissão de uma nota fiscal.

Por isso, conhecendo esse problema tão comum, a equipe da Opção Contabilidade preparou algumas dicas sobre como preencher corretamente os campos de uma nota fiscal para empresas optantes pelo Simples Nacional.

Os tipos de Nota Fiscal:

Há diversos tipos de nota fiscal, por isso, é importante ter um conhecimento prévio antes de emitir. Diante disso, separamos os 3 modelos mais utilizados no cotidiano. 

  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) 

Este modelo é usado para registrar a venda e compra de produtos, além de outras operações como importação, exportação, remessa, retorno e devolução, por exemplo. Negócios como atacado, varejo, lojas e e-commerce em geral usam essa nota fiscal.  

  • Nota Fiscal de Serviços (NFS)

Este tipo é usado para registrar a prestação de serviços. Contabilidade, médicos, Barman e agentes publicitários, devem emitir essa nota. 

  • Nota Fiscal do Consumidor (NFC) 

Ainda em implementação no país, este modelo veio para substituir o antigo cupom fiscal que era impresso pelos comerciantes de varejo. 

ATENÇÃO!

O tutorial será focado na NF-e, por ser passível de maiores erros no momento de preencher. 

Liberação para emitir NF:

Antes de qualquer coisa, é necessário ter a autorização prévia para poder emitir o documento fiscal. Essa autorização pode ser solicitada junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz), pois é a instituição que acompanha as emissões realizadas pelos contribuintes. 

Contratar um emissor:

Um tanto quanto óbvio, porém, é necessário mencionar. Até mesmo porque não é possível fazer o credenciamento sem informar o emissor responsável por armazenar e transmitir o XML para a Sefaz. 

Certificado Digital:

Tenha um certificado digital válido, A1 ou A3, pois é através dele que a nota fiscal é assinada e validada. 

Cadastro:

Essa etapa já é realizada dentro do emissor. Nela você vai precisar criar o perfil da sua empresa para poder efetuar as emissões futuras. Portanto, é muito importante ficar atento nessa etapa para que não seja cadastrada nenhuma informação divergente. Também, poderá fazer o registro do cliente, para PJ é preciso CNPJ, razão social, Inscrição Estadual, endereço e demais informações que cada sistema pode solicitar. Já no caso de PF, é preciso informar o CPF e o endereço, em via de regra.

Mercadoria:

Um momento de extrema atenção, pois esta costuma ser a parte em que a grande parte dos contribuintes erram. São muitos os detalhes que podem acabar passando despercebidos e impedindo a emissão da nota fiscal. Quanto mais precisa a descrição for, mais fácil será no momento de escolher o item. Detalhes como qual NCM, Nomenclatura Comum do Mercosul e Cest (Código Especificador de Substituição Tributário) devem ser muito bem observados antes de serem informados na nota fiscal. Caso existam dúvidas a respeito, é sempre bom consultar o seu contador. 

Tributação:

Outro ponto muito importante, é quanto aos tributos que incidem sobre a operação que está sendo realizada, indo muito de encontro com os dados cadastrais das mercadorias que foi mencionado anteriormente. O CFOP e CST também merecem atenção, pois o código errado em qualquer um desses campos pode ocasionar em uma tributação equivocada ou até mesmo a falta dela. Fique atento à origem do produto, incidência de ICMS ST sobre ele, benefício fiscal e outros detalhes que possam surgir. 

Contudo, para que tudo ocorra da forma correta, é sempre aconselhável procurar a orientação de um profissional capacitado, o Contador, para esclarecer todas as dúvidas que surgirem no decorrer desse processo. Uma vez que o sistema for parametrizado corretamente, basta dar sequência que a operação tende a fluir melhor.

Escrito por Ivania Marçal

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